Microsoft Teamsのメッセージからデータを抽出し、Notionのタスク管理用データベースに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの活発なコミュニケーションは重要ですが、チャネルに投稿された依頼や情報を手作業でNotionのタスクに転記する作業は、手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーとして、AIがメッセージ内容から必要な情報を自動で抽出し、Notionのタスク管理用データベースへ追加するため、これらの課題を解消し、業務の抜け漏れ防止と効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとNotionを日常的に使用し、情報連携の自動化を検討している方
• Microsoft Teamsのメッセージを手作業でタスク化しており、その手間を削減したい方
• AIを活用して、メッセージからのデータ抽出やタスク登録を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsのメッセージからNotionへのタスク登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
• 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します。
2. Microsoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、チャネルを指定します。トリガーによって検知されたメッセージの詳細情報を取得します。
3. 続いて、AIを選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、前のステップで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって抽出されたデータを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIオペレーションにおける「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Microsoft Teamsのメッセージから具体的にどのような情報を抽出対象とするかを設定できます。例えば、タスクの件名、担当者名、期限日などを指定することが可能です。
• 抽出するデータの条件も細かく定義できます。特定のキーワードを含むテキストのみを対象としたり、抽出する情報の文字数を制限したりするなど、業務のニーズに合わせてAIの挙動を調整してください。
• このワークフローを最大限に活用するためには、AIによる抽出ロジックをユーザーの運用に合わせて最適化することが重要です。抽出したい情報やその形式を明確にすることで、より精度の高い自動化が実現します。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。