Gmailの受信内容を文字コードに変換し、Google スプレッドシートでレコードを追加する

■概要

日々の業務でGmailに届く大量のメールから特定の情報を探し出し、Google スプレッドシートに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。また、手入力によるミスや、対応漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定メールの内容をAIが自動で処理し、Google スプレッドシートにレコードとして追加するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する情報を基に、Google スプレッドシートへ手動でデータ入力している担当者の方
• メールからの情報抽出と転記作業を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業から解放され、より戦略的な業務に集中したいビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの特定メール受信をトリガーに、AIによる処理を経てGoogle スプレッドシートへ自動でレコードが追加されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容から必要な情報を抽出し、指定の形式に変換します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能で生成されたテキストをスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定において、フローボットを起動する条件となるメールのキーワードを、業務内容に合わせて自由に設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Gmailで受信したメールの本文や件名といった情報を活用し、どのようなテキストを生成・変換させるか、プロンプトを柔軟に設定できます。

■注意事項‍

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。