Zoomでミーティングが終了したらチャットをAIで要約し、PDF化した後Dropboxに保存する

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、チャット内容の記録や共有、議事録作成に手間を感じていませんか。また、手作業による情報の転記ミスや、重要な情報の見落としも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後に自動でチャット内容をAIが要約し、PDFとしてDropboxに保存する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
• 手作業によるチャット内容の転記や要約作業に、時間と手間を感じている方
• AIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後のチャット内容の要約からPDF化、Dropboxへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
• 自動処理により、チャット内容の転記漏れや要約時のヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、Zoomミーティングが終了すると自動でフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、ミーティングの参加者情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、ミーティングのチャット内容を指定した条件で要約します。
5. 次に、オペレーションで書類を発行する機能の「Googleドキュメント」アクションを設定し、AIによって要約された内容を元にドキュメントを生成します。（この機能でPDF形式での出力が可能です）
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたドキュメントを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、ミーティングのチャット内容など、前段階で取得した情報の中から特定の項目を、任意の指示（プロンプト）や文字数で要約するように設定が可能です。
• 書類を発行する機能では、既存のGoogleドキュメントを雛形として指定でき、その雛形内の任意の箇所に、AIによる要約結果などの前段階で取得した情報を変数として差し込む設定が可能です。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、生成されたPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらをご参照ください。