・
「毎週ある定例ミーティングをZoomに設定するのが面倒…」
「ミーティングを設定し忘れてしまうこともある…」
このような作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">一度設定しておくだけで、毎週決まった曜日にZoomの定例ミーティングが自動で作成され、参加者に通知される仕組み</span>があれば、こうした手作業や設定漏れの心配から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomの定期ミーティングを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールとZoomを連携させて、定期ミーティングの作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。ぜひクリックしてみてください。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能に入力された情報をもとに、Zoomの定期ミーティングを自動で作成する</span>ことが可能です。
繰り返し発生するミーティング設定の手間を減らし、設定ミスを防ぎます。
それではここから代表的な例として、フォームへの回答が送信されたら、Zoomで週ごとの定例ミーティングを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとZoomのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Zoom
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるため、ご注意ください。
※現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションが、Zoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはZoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点をご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「回答フォーム」をクリックしてください。
続いて、フォームを作成に進みます。
以下の画面が表示され、フォームを作成するための項目がすでに登録されています。
フォームの作成について
「質問を追加」をクリックすると、新しい質問の追加が可能です。
質問を追加したい場合は、フォームの基本設定・オプション設定についてを参考に設定してみてください。
なお、画面右上の「プレビューページ」をクリックすると、フォームの入力ページを確認できます。
「完了ページの設定」は、以下を参考に設定してみてください。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を確認し、「次へ」をクリックします。
※どちらを選択しても、外部ユーザーはフォームに回答できます。
次に、フォームの表示確認と詳細設定です。
全ての項目（「トピック名」から「終了日時」まで）を手動で入力し、「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
※ここで設定した内容（＝回答のサンプル値）を、後のフローで使用します。
【要確認】サンプル値の入力にあたって
Zoomで定例ミーティングを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「定期ミーティングを作成（週ごと）」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「メールアドレス」を手動で入力し、「トピック（ミーティング名）」は取得した値から選択します。
同様に、必須項目の全てを取得した値から選択してください。
※取得した値を使用することで、毎回最新の情報が反映されます。
※「パスコード」や「タイムゾーン」は、必要に応じて入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、Zoomにミーティングが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
Zoomで作成した定例ミーティングについて、メールで通知するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
「タイトル」「アプリ」を確認し、「メール内容」にあるToを手動で入力してください。
※CCやBCCは必要に応じて設定してください。
以下を参考に「件名」「本文」を、取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、実際にメールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Zoom APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
毎週特定の日時になったらZoomでミーティングを予約し、Slackで通知したり、指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をChatworkに通知したりできます。また、毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知したり、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成し詳細を予定に追記したりすることも可能です。さらに、LINE WORKSにメッセージが投稿されたら、Zoomで定期ミーティングを作成するといった自動化も行えます。
Zoomの定期ミーティング作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">繰り返し発生するミーティング設定の手間を減らし、招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、ミーティングの主催者はアジェンダの準備や参加者への事前連絡など、他の業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Zoomの無料プランでも自動化できる？
A：Yoomでは、フリープラン（無料）からZoomとの連携が可能です。フリープランでは、毎月100タスクまでご利用いただけます。
ただし、例えば毎月50件以上の処理を行う場合、上限に達する可能性があるため、継続的に多くの自動化をご利用いただく場合は、タスク上限が増える有料プランのご検討をおすすめします。
Q：議題（アジェンダ）も自動で設定したい
A：はい、可能です。「回答フォーム」のオペレーションで、「質問を追加」からアジェンダを追加いただくと設定できます。
なお、その後のフローにある「定期ミーティングを作成（週ごと）」のオペレーションで、「会議の説明」の箇所にアジェンダを入力すると、プロジェクトの説明とあわせて通知できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：連携が失敗した場合をはじめ、何かしらのエラーが発生した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、メールなどで自動通知されます。
ただし、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法についてをご覧いただき、解決しない場合はYoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
