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「毎週ある定例ミーティングをZoomに設定するのが面倒…」
「ミーティングを設定し忘れてしまうこともある…」
このような作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、一度設定しておくだけで、毎週決まった曜日にZoomの定例ミーティングが自動で作成され、参加者に通知される仕組みがあれば、こうした手作業や設定漏れの心配から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
YoomにはZoomの定期ミーティングを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
定期的に開催されるZoomミーティングの設定を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。特にフォームで依頼を受け付けている場合、その都度ZoomのURLを発行して共有する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、指定した条件でZoomの週次定例ミーティングを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのツールとZoomを連携させて、定期ミーティングの作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。ぜひクリックしてみてください。
Yoomのフォーム機能に入力された情報をもとに、Zoomの定期ミーティングを自動で作成することが可能です。
繰り返し発生するミーティング設定の手間を減らし、設定ミスを防ぎます。
■概要
定期的に開催されるZoomミーティングの設定を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。特にフォームで依頼を受け付けている場合、その都度ZoomのURLを発行して共有する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、指定した条件でZoomの週次定例ミーティングを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、フォームへの回答が送信されたら、Zoomで週ごとの定例ミーティングを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
定期的に開催されるZoomミーティングの設定を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。特にフォームで依頼を受け付けている場合、その都度ZoomのURLを発行して共有する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、指定した条件でZoomの週次定例ミーティングを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、YoomとZoomのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Zoom
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるため、ご注意ください。
※現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションが、Zoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはZoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点をご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要
定期的に開催されるZoomミーティングの設定を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。特にフォームで依頼を受け付けている場合、その都度ZoomのURLを発行して共有する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、指定した条件でZoomの週次定例ミーティングを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「回答フォーム」をクリックしてください。
続いて、フォームを作成に進みます。
以下の画面が表示され、フォームを作成するための項目がすでに登録されています。
フォームの作成について
「質問を追加」をクリックすると、新しい質問の追加が可能です。
質問を追加したい場合は、フォームの基本設定・オプション設定についてを参考に設定してみてください。
なお、画面右上の「プレビューページ」をクリックすると、フォームの入力ページを確認できます。
「完了ページの設定」は、以下を参考に設定してみてください。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を確認し、「次へ」をクリックします。
※どちらを選択しても、外部ユーザーはフォームに回答できます。
次に、フォームの表示確認と詳細設定です。
全ての項目（「トピック名」から「終了日時」まで）を手動で入力し、「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
※ここで設定した内容（＝回答のサンプル値）を、後のフローで使用します。
【要確認】サンプル値の入力にあたって
Zoomで定例ミーティングを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「定期ミーティングを作成（週ごと）」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「メールアドレス」を手動で入力し、「トピック（ミーティング名）」は取得した値から選択します。
同様に、必須項目の全てを取得した値から選択してください。
※取得した値を使用することで、毎回最新の情報が反映されます。
※「パスコード」や「タイムゾーン」は、必要に応じて入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストを実行し、Zoomにミーティングが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
Zoomで作成した定例ミーティングについて、メールで通知するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
「タイトル」「アプリ」を確認し、「メール内容」にあるToを手動で入力してください。
※CCやBCCは必要に応じて設定してください。
以下を参考に「件名」「本文」を、取得した値から選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、実際にメールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Zoom APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
毎週特定の日時になったらZoomでミーティングを予約し、Slackで通知したり、指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をChatworkに通知したりできます。また、毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知したり、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成し詳細を予定に追記したりすることも可能です。さらに、LINE WORKSにメッセージが投稿されたら、Zoomで定期ミーティングを作成するといった自動化も行えます。
■概要
Garoonで特定の条件に合う予定が登録された際、都度Zoomでミーティングを手動で作成するのは手間がかかり、また、作成漏れや設定ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Garoonへの予定登録をトリガーとして、条件に合致する場合のみZoomミーティングを自動で作成でき、これらの課題を効率的に解消し、会議設定業務をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを利用してリモート会議を行っている企業
・商談や顧客対応の会議をリモートで行っている方
・頻繁に会議を行っているビジネス職の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・チームメンバーへの情報共有のために、Google Chatで会議情報を通知している方
・業務の始まりにZoomにアクセスしてその日の会議情報を確認している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomを利用してリモート会議をしている方は多いと思います。
場所の移動が不要になり、1日に実施できる会議の数が多くなりましたが、その分会議に関わる情報を管理したり、把握する負担が大きくなったと思います。
そんな課題を抱えている方にこのテンプレートは有効です。
このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。
直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。
その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
■注意事項
・ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成する際、別途Zoomでミーティングを設定し、その情報を再度カレンダーに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に会議が多い日には、この繰り返し作業が業務の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると、自動でZoomミーティングが作成され、ミーティングURLなどの詳細が予定に追記されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
LINE WORKSでのコミュニケーションを起点としたZoomミーティングの設定は、手作業で行うと手間がかかり、重要な連絡を見落とすリスクも伴うのではないでしょうか。特に定期的なミーティングの場合、毎回同じ作業を繰り返すのは非効率です。 このワークフローを活用すれば、LINE WORKSの特定のメッセージ投稿をトリガーとして、AIが内容を解析し、Zoomで定期ミーティングを自動で作成するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Outlookの予定表を利用してスケジュール管理を行っている方
・登録した予定情報を他のアプリでも活用したい方
・チームメンバーのスケジュールをOutlookで共有している方
2. Zoomを利用している方
・オンラインでの会議や商談を頻繁に実施する方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うことで、Outlookの予定表にZoomで開催する会議の予定が登録された際、Zoomミーティングの作成を自動化できます。確認や作成にかかる手間を省き、入力ミスや登録漏れのリスクを防ぐことが可能です。
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
■概要
毎日の業務開始時に、その日のZoomミーティングの予定を確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にその日のZoomミーティング情報を自動で取得し、指定したSlackチャンネルへ通知することが可能になります。これにより、ミーティングの確認漏れを防ぎ、日々の定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
毎週特定の日時になったら、特定の日付でZoomの固定ミーティングを予約してSlackで全体に通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとSlackなどのメッセージツールを使用されている方
・Zoomを使った自動化を試してみたい方
・Zoomのミーティング設定や全体への周知が漏れてしまった経験がある方
■このテンプレートを利用するメリット
・Zoomにアクセスして、日程調整を行う手間を省略することができます。
・ミーティングURLを自動で共有できるので、参加者への周知も簡単に行うことができます。
・また、ミーティング予約の対応漏れを防ぐこともできます。
◼️注意事項
・ZoomとSlack、Yoomを連携してください。
■概要
特定のスケジュールになったらZoomに連携し、自動でミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.決まったスケジュールでのミーティングの必要のある方
・全体の統括を行う各部門の部門長の方
・営業部門など定期的に目標の数字確認が必要な方
・多くの支店を持つ企業の統括部門の方
2.ミーティングを Zoomで行うことが多い企業の方
・定例会議を設定する担当者
・事務職員や秘書業務に従事する方
・スケジュール管理のご担当者
■このテンプレートを使うメリット
・決まった時間に自動でミーティングを作成するので、都度作成する手間を省きます。
・作成忘れなど、人道的なミスを防ぐことができます。
・このフローにトリガーを追加することで、チャット通知やミーティング開催について承認を依頼するなどのアレンジが可能です。
■注意事項
・ ZoomとYoomを連携してください。
・Coron設定に関しては下記を参考にしてください。
■概要
指定の日時になったら担当者がZoomの会議URLを発行し、指定したChatworkのチャンネルに送付します。
発行するZoomのミーティング内容やメールの内容を変更してご使用ください。
■設定方法
・Zoom、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomの定期ミーティング作成を自動化することで、繰り返し発生するミーティング設定の手間を減らし、招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、ミーティングの主催者はアジェンダの準備や参加者への事前連絡など、他の業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Zoomの無料プランでも自動化できる？
A：Yoomでは、フリープラン（無料）からZoomとの連携が可能です。フリープランでは、毎月100タスクまでご利用いただけます。
ただし、例えば毎月50件以上の処理を行う場合、上限に達する可能性があるため、継続的に多くの自動化をご利用いただく場合は、タスク上限が増える有料プランのご検討をおすすめします。
Q：議題（アジェンダ）も自動で設定したい
A：はい、可能です。「回答フォーム」のオペレーションで、「質問を追加」からアジェンダを追加いただくと設定できます。
なお、その後のフローにある「定期ミーティングを作成（週ごと）」のオペレーションで、「会議の説明」の箇所にアジェンダを入力すると、プロジェクトの説明とあわせて通知できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：連携が失敗した場合をはじめ、何かしらのエラーが発生した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、メールなどで自動通知されます。
ただし、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法についてをご覧いただき、解決しない場合はYoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
