Zoomでミーティングが終了したら録画ファイルのダウンロードリンクをGmailで共有する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画ファイルのダウンロードと関係者への共有を手作業で行うのは、時間がかかり、共有漏れなどのミスも起こりやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で録画ファイルを取得し、Gmailで指定した宛先にダウンロードリンクを共有する一連の作業が自動化されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンラインミーティングを頻繁に実施し、録画共有作業に手間を感じている方
• ミーティングの録画情報をGmailで関係者に迅速かつ確実に共有したい方
• 手作業による情報共有の遅延やミスをなくし、業務の効率化を図りたいチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の録画ファイル取得からGmailでの共有までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるダウンロードリンクの貼り間違いや宛先設定ミス、共有忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、Zoomでミーティングが完了したことを検知してフローが起動します。
3. オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画に関する情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した情報をもとに録画ファイル自体をダウンロード可能な状態にします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画ファイルのダウンロードリンクを含むメールを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
• Gmailのメール本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップ（例えばZoomのレコーディング情報取得）で取得したミーティング名や録画ファイルのダウンロードリンクといった動的な情報を変数として埋め込むことが可能です。これにより、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  詳細は以下をご参照ください。
  Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点 | Yoomヘルプセンター