■概要
Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業は、頻繁に発生すると手間になる場合があります。特に、重要な会議だけを確実に通知したい場合、手作業では見落としのリスクも伴います。このワークフローは、ZoomとOutlookを連携させ、特定の条件を満たすミーティングが作成された際に自動でメール通知を送信するため、面倒な手作業から解放され、重要な情報の共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議設定が多く、Outlookを使った関係者への通知を手作業で行っている方
- 特定の条件のミーティングのみを関係者に共有し、業務を効率化したいチームリーダーの方
- ZoomとOutlook間の情報連携を自動化し、会議情報の共有漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、条件に応じてOutlookから自動で通知されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます。
- 手作業による通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な会議情報を関係者に確実に共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ミーティングのトピックや参加者など、特定の条件で後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定の宛先へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ミーティングの議題に特定のキーワードが含まれる場合や、特定の参加者がいる場合など、通知を実行する条件を任意で設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や、メールの件名・本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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