特定のZoomでミーティングが終了したら録画ファイルをGmailで共有する

■概要

Zoomでのミーティング後に録画ファイルの共有を手作業で行うのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。特に定例ミーティングが多い場合、都度のファイルダウンロードやメール作成は負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが終了した際に自動で録画ファイルを取得し、Gmailで指定した相手に共有するプロセスを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomとGmailを頻繁に利用し、ミーティング録画の共有作業に時間を要している方
• 手作業による録画ファイルの共有ミスや遅延を未然に防ぎたい方
• ミーティング関連業務の効率化を推進し、より重要な業務へ集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了から録画ファイルの取得、Gmailでの共有までが自動化されるため、手作業による情報共有にかかる時間を短縮できます。
• ファイル添付ミスや宛先間違い、共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現し、業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画に関する詳細情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した情報に基づいて録画ファイルをYoom内に保存します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルを添付して、指定した宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、例えば特定のミーティングの議題や参加人数といった条件を設定し、条件に合致する場合のみ録画共有を行うといったカスタマイズが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できるだけでなく、メールの件名や本文も任意の内容に変更できます。本文には、Zoomから取得したミーティング名や開催日時といった情報を変数として挿入し、状況に応じた通知内容を作成することも可能です。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  詳細は以下をご参照ください。
  ‍Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点 | Yoomヘルプセンター‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。