Zoomでミーティングが終了したら録画ファイルと要約内容をGmailで共有する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画ファイルの共有や議事録の作成に手間を感じていませんか。特に、ミーティングが多い日には、これらの作業が他の業務を圧迫してしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると同時に、録画ファイルの取得、AIによる文字起こしと要約作成、そしてGmailでの関係者への共有までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンラインミーティングが多く、議事録作成や情報共有に時間を要しているビジネスパーソン
• ミーティング内容の共有漏れを防ぎ、要約作成の負担を軽減したいチームリーダーや担当者
• 繰り返し発生する手作業を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の録画取得から文字起こし、要約、メール共有までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手作業によるファイルの取り扱いミスやメールの宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。この設定により、指定したZoomアカウントでミーティングが終了したことを検知してフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの録画に関する情報を取得します。
4. さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内にダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルの音声データからテキストを抽出します。
6. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキスト内容からミーティングの要点をまとめた要約文を生成します。
7. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した録画ファイルの共有リンクやファイル本体、AIが作成した要約内容などを、指定した宛先にメールで自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでは、ミーティングで使用された言語（日本語、英語など）や、利用するAIモデルを任意で選択できます。
• AI機能の「要約する」アクションでは、生成する要約の目標文字数や、特定の指示（例：結論を先に記述、箇条書きでまとめるなど）を加えた要約条件、出力する言語などを細かく設定することが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、共有先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を自由に設定できるだけでなく、メールの件名や本文に、フロー内で取得したミーティング名、録画ファイルのダウンロードリンク、AIによる要約結果などを変数として動的に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  詳細は以下をご参照ください。
  Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点 | Yoomヘルプセンター