Zoomでミーティングが終了したらチャット内容を要約してGmailで送信する

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、チャットに流れた重要な情報や決定事項の確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。特に、手作業での要約やメール作成は時間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーにチャット内容をAIが自動で要約し、Gmailで指定した宛先に送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティング後の議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソン
• チャット内容の確認や要約、メール作成といった手作業に時間を取られている方
• ミーティング内容の迅速な共有と業務の効率化を目指しているチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、チャット内容の取得から要約、Gmailでの共有までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomおよびGmailをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。このトリガーにより、ミーティングのチャット内容などの情報が取得されます。
3. オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、関連情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したチャット内容を指定した条件で要約します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約された内容を指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」オペレーションでは、生成されるテキストの文字数や、要約のスタイル（例：箇条書き、報告書形式など）、使用言語を任意に設定できます。
• Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定可能です。また、メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したミーティング情報や要約結果などを変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知ができます。

■注意事項

• Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
  現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  詳細は下記をご参照ください。
  Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点 | Yoomヘルプセンター