「Zoomミーティングの参加者情報を、毎回手作業でGoogleコンタクトに登録している…」
「手入力だと時間がかかるし、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このように、日々の業務でZoomとGoogleコンタクトを利用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoomでミーティングが作成された際に、参加者の情報を自動でGoogleコンタクトに登録する仕組みがあれば、こうした面倒な手作業から解放され、入力ミスを心配することなく、より重要な顧客とのコミュニケーションに集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
ZoomとGoogleコンタクトを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoomでミーティングが作成されたら、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、参加者の情報を手作業でGoogleコンタクトに登録するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの作成をきっかけに、参加者の情報をGoogleコンタクトへ自動で連携し、連絡先をスムーズに作成することが可能です。手作業による連絡先の登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティングの参加者情報をGoogleコンタクトへ手動で連携しており、非効率を感じている方
- 複数のツールを横断した連絡先の管理に手間を感じ、自動化による効率化を目指している方
- 連絡先の入力漏れやミスを防ぎ、正確なコンタクトリストを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングを作成するだけで参加者の連絡先がGoogleコンタクトに自動で作成されるため、手作業での登録にかかる時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記が減ることで、連絡先の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、ミーティング情報から連絡先作成に必要なテキストを抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基に連絡先を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、Zoomのミーティング情報からどのようなテキストを抽出するか、指示内容を任意で設定できます。
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、名前やメールアドレスなど、どの情報を引用して登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- ZoomとGoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
ZoomとGoogleコンタクトの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomとGoogleコンタクトを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとGoogleコンタクトの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、
こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／Googleコンタクト
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はZoomでミーティングが作成されたら、Googleコンタクトに連絡先を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ZoomとGoogleコンタクトをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定およびGoogleコンタクトのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoomでミーティングが作成されたら、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、参加者の情報を手作業でGoogleコンタクトに登録するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの作成をきっかけに、参加者の情報をGoogleコンタクトへ自動で連携し、連絡先をスムーズに作成することが可能です。手作業による連絡先の登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティングの参加者情報をGoogleコンタクトへ手動で連携しており、非効率を感じている方
- 複数のツールを横断した連絡先の管理に手間を感じ、自動化による効率化を目指している方
- 連絡先の入力漏れやミスを防ぎ、正確なコンタクトリストを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングを作成するだけで参加者の連絡先がGoogleコンタクトに自動で作成されるため、手作業での登録にかかる時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記が減ることで、連絡先の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、ミーティング情報から連絡先作成に必要なテキストを抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基に連絡先を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、Zoomのミーティング情報からどのようなテキストを抽出するか、指示内容を任意で設定できます。
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、名前やメールアドレスなど、どの情報を引用して登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- ZoomとGoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
ステップ1：ZoomとGoogleコンタクトをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleコンタクトは、下記の基本ナビ動画のGoogle スプレッドシートを参考に設定してください。
【Zoomのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Zoomでミーティングが作成されたら、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、参加者の情報を手作業でGoogleコンタクトに登録するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの作成をきっかけに、参加者の情報をGoogleコンタクトへ自動で連携し、連絡先をスムーズに作成することが可能です。手作業による連絡先の登録業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティングの参加者情報をGoogleコンタクトへ手動で連携しており、非効率を感じている方
- 複数のツールを横断した連絡先の管理に手間を感じ、自動化による効率化を目指している方
- 連絡先の入力漏れやミスを防ぎ、正確なコンタクトリストを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングを作成するだけで参加者の連絡先がGoogleコンタクトに自動で作成されるため、手作業での登録にかかる時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記が減ることで、連絡先の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、ミーティング情報から連絡先作成に必要なテキストを抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基に連絡先を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、Zoomのミーティング情報からどのようなテキストを抽出するか、指示内容を任意で設定できます。
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、名前やメールアドレスなど、どの情報を引用して登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- ZoomとGoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
【事前準備】
今回はZoomでミーティングが作成されたら、Googleコンタクトに連絡先を作成するように設定していきます。
そのため、まずはZoomでミーティングを作成しておいてください。
今回は面接を想定して以下のように追加しました。
ステップ3：Zoomのトリガー設定
まずは「ミーティングが作成されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
Webhookを設定します。
URLをコピーし、Zoomで設定してください。
詳しい設定方法はZoomのWebhook登録方法を参考にしてください。
ホストIDはボックスの候補から選択できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを生成する設定
フローに戻り、「テキストを生成する」をクリックします。
「テキストを生成する」の設定方法もあわせてご確認ください。
テキストを生成する変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されています。
「変更」から変更可能です。
なお、()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量を踏まえて選択してください。
対象のテキストは、以下のように取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目は以下のように設定しました。
設定ができたら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
ステップ5：Googleコンタクトへ連絡先を作成する
まずは「連絡先を作成」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
各項目に該当する取得した値を設定していきます。
デフォルトで設定されている項目もありますが、【←取得した値を設定してください】は削除してください。
