Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをSalesforceの商談レコードに紐づける

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■概要

Zoomミーティング後のレコーディングファイルの管理は、営業活動において重要な情報共有手段ですが、手動でのSalesforceへの紐付け作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了時にレコーディングファイルが自動でSalesforceの該当商談レコードに紐付けられ、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoomでのオンライン商談が多く、レコーディングデータをSalesforceで管理したい営業担当者の方
Salesforceへのデータ入力やファイル添付作業の効率化を目指している営業マネージャーの方
ミーティング後の情報共有の抜け漏れを防ぎ、営業プロセスの改善を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomミーティング終了後、レコーディングファイルが自動でSalesforceにアップロード・紐付けされるため、手作業の時間を短縮できます。
手動でのファイルアップロードや関連付け作業が不要になるため、ヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
その後、オペレーションでSalesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルをアップロードします。
続いて、オペレーションでSalesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得する」アクションを設定します。
最後に、オペレーションでSalesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを設定し、取得したコンテンツIDを基にファイルと商談レコードを紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Salesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションでは、紐付け先の商談レコードIDなどを指定する必要があります。この際、固定値を設定するだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したミーティング情報（例えばミーティングIDや件名など）を基に動的に対象レコードを検索し、そのIDを設定するなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。