Zoomで特定のミーティングが終了したらレコーディングファイルをSalesforceの商談レコードに紐づける

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■概要

Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルの共有やSalesforceへの記録を手作業で行うのは手間がかかり、入力ミスや共有漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、レコーディングファイルの取得、文字起こし、要約、そしてSalesforceの該当商談レコードへの自動紐付けまでを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoomでの商談後、録画を手作業でSalesforceに登録している営業担当者の方
会議の録画ファイルの管理や共有、議事録作成の効率化を考えている方
Salesforceへの情報入力の抜け漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomミーティング終了後の録画取得からSalesforceへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手動でのファイル管理や情報入力によるミス、記録漏れを防ぎ、Salesforce上の商談情報の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
次に、同じくZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、該当の録画ファイルを取得します。
その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードしたレコーディングファイルからテキストデータを生成します。
さらに、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストの内容を要約します。
次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得したレコーディングファイルの保存先URLや文字起こしテキスト、要約などを該当の商談レコードに紐付けます。
最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにTrelloにカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能の「要約する」オペレーションでは、文字起こしされたミーティング内容をどのように要約するか（例えば、要点の箇条書き、結論の抽出など）を任意で設定することが可能です。
Salesforceの「レコードを更新する」オペレーションでは、更新対象となる商談レコードの特定条件や、レコーディングファイルの情報（URL、文字起こしテキスト、要約など）をSalesforceのどの項目に、どのように紐付けるか（固定値として入力、または前段のオペレーションで取得した値を動的に設定）を詳細にカスタムできます。

■注意事項

Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。