Zoomで特定のミーティングが終了したら議事録を作成しTrelloに登録する

■概要

Zoomでのミーティング後、議事録の作成やTrelloへのタスク登録を手作業で行い、手間や時間を取られていませんか。また、重要な情報を転記する際にミスが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、AIによる議事録の自動作成からTrelloへのタスク登録までを一連の流れとして自動化でき、これらの課題解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンラインミーティングが多く、議事録作成に時間を要している方
• ミーティングの内容をTrelloでタスク管理しており、手動での情報登録を効率化したい方
• 会議後のフォローアップ作業を自動化し、より重要な業務へ注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の議事録作成とTrelloへのカード登録が自動処理され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による文字起こしの手間や、Trelloへの情報転記における記載漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションとして、分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」で特定の条件に合致する場合のみ後続処理を実行するよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します。
5. さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストデータを生成します。
7. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。
8. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」アクションを設定し、生成された議事録や要約をTrelloボードに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、例えば特定のミーティングIDや会議の件名など、任意の条件を設定し、その条件に合致する場合のみ後続のフローを進行させることが可能です。
• AI機能の「要約する」では、出力する要約の文字数や、含めるべきポイント（例：決定事項、ToDoなど）を指定するなど、どのように要約するかを業務要件に合わせて詳細に設定できます。
• Trelloの「新しいカードを作成する」アクションでは、カードを作成するボードやリストを指定したり、カードのタイトルや説明にミーティング名やAIが生成した議事録の要約を動的に挿入したり、固定の担当者や期限を設定するなど、柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Zoom、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• 　・ミーティングが終了したら
• 　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。