HubSpotで見込み客が登録されたら自動でZoomミーティングの招待メールを送信する

■概要

HubSpotに新しい見込み客が登録されるたび手作業でZoomミーティングを設定し、招待メールを作成・送信する業務は、意外と時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけにZoomミーティングの作成から招待メールの送信までを自動化できるため、リード対応の迅速化と業務負担の軽減に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで獲得した見込み客に対し、迅速にアプローチしたい営業担当者の方
• Zoomを用いたオンライン商談やデモの設定業務を効率化したいインサイドセールスの方
• 手作業による情報入力のミスを減らし、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへのコンタクト登録からZoomミーティング招待メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手作業によるミーティング設定の漏れや、メール内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを低減し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotおよびZoomをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定することで、HubSpotに新しいコンタクトが登録された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、参加者情報やミーティング日時などを指定します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成されたZoomミーティングの招待情報を含んだメールを、対象のコンタクトへ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール機能の「メールを送る」オペレーションにおいて、送信先のメールアドレスをHubSpotから取得したコンタクトのメールアドレスに設定したり、CCやBCCに特定のメールアドレスを指定したりすることが可能です。
• メールのメッセージ内容には、固定のテキストだけでなく、HubSpotから取得したコンタクト名や会社名、Zoomで作成されたミーティングのURLやパスワードといった動的な情報を組み込んでパーソナライズされたメールを作成できます。

■注意事項

• Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• 　・ミーティングが終了したら
• 　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下のページをご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9