HubSpotで見込み客が登録されたらでZoomミーティングの招待メールをAIで作成して送信する

■概要

HubSpotに新しい見込み客が登録されるたび、Zoomミーティングの設定と招待メールの作成・送信を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、迅速な対応が求められる場面ではこれらの作業が負担となり、本来注力すべき業務に影響が出ることもあります。 このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとして、Zoomミーティングの自動作成、AI機能による招待メールの自動生成と送信までを一気通貫で自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで見込み客情報を管理し、Zoomで個別相談などを頻繁に行う営業担当者の方
• 見込み客への初回連絡やミーティング設定業務の効率化を目指すマーケティング担当の方
• 手作業によるメール作成や送信ミスを減らし、業務品質の向上を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotへのコンタクト登録からZoomミーティング設定、AIによる招待メール作成、送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 招待メールの作成をAI機能が担い、送信も自動化されるため、宛先間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携する
2. 次に、トリガーで、HubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションで、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報をもとにミーティングを作成する
4. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、作成されたZoomミーティング情報などを含めて招待メールの文面を生成する
5. 最後に、オペレーションで、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたメール文面をHubSpotのコンタクト情報にあるメールアドレス宛に送信する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような内容やトーンの招待メールを作成するか、プロンプトを通じて細かく指示することが可能です。
• メール機能の「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスをHubSpotから取得するだけでなく、CCやBCCの設定、件名や本文に固定のテキストを追記したり、前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• 　・ミーティングが終了したら
• 　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下のページをご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9