HubSpotで特定の見込み客が登録されたら自動でZoomミーティングの招待メールを送信する

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■概要

HubSpotに見込み客が登録されるたび、手動でZoomミーティングを設定し、招待メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？また、忙しさから対応が遅れたり誤った情報を送ってしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが登録されると自動でZoomミーティングを作成し、招待メールを送信するため、これらの課題を解消し、見込み客への迅速かつ正確なアプローチを実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

HubSpotとZoomを活用し、見込み客へのアプローチを効率化したい営業担当者の方
手作業によるミーティング設定やメール送信のミスを減らしたいマーケティング担当の方
定型的なアプローチ業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

HubSpotへのコンタクト登録からZoomミーティング作成、招待メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
手作業による情報入力ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むようにします。
次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定します。ここで、ミーティングのトピックや日時などを設定できます。
最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、作成されたZoomミーティングの情報を含んだ招待メールを、HubSpotから取得したコンタクト情報宛に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

分岐機能のコマンドオペレーションでは、HubSpotから取得したコンタクトのプロパティ（例：特定の興味関心、リードソースなど）に基づいて条件を設定し、その条件に該当する見込み客にのみZoomミーティングの招待メールを送信するようカスタマイズが可能です。
Zoomのミーティング作成アクションでは、ミーティングの議題や開始時間、所要時間などを固定値で設定するほか、HubSpotから取得したコンタクト名などをミーティングの説明に動的に挿入することもできます。
メール機能のメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスとしてHubSpotのコンタクト情報を利用するだけでなく、メールの件名や本文に、HubSpotから取得した会社名や担当者名、作成されたZoomミーティングの参加URLなどを動的に埋め込み、パーソナライズされた招待メールを作成できます。

■注意事項

Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は以下のページをご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9