Zoomウェビナー終了後、AIで会議概要を作成し参加者情報と併せてHubSpotにリード登録する

■概要

Zoomウェビナーの開催後、参加者情報の管理や会議内容の共有に手間を感じていませんか？ 特に、会議概要の作成やCRMへのリード情報登録といった作業は、時間もかかり、手作業によるミスも起こりやすい業務です。 このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナー終了をトリガーに、AIが自動で会議概要を作成し、参加者情報とあわせてHubSpotへリードとして登録するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomウェビナーを頻繁に開催し、終了後の事務作業に負担を感じている方
• ウェビナー参加者の情報をHubSpotで管理しており、手作業での登録を自動化したい方
• AIを活用して会議の要約作成を効率化し、他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomウェビナー終了後の会議概要の作成とHubSpotへのリード登録が自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による参加者情報の転記ミスや、会議概要の作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報から会議概要を作成します。
5. 次に、オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得した参加者情報をもとに、個別の処理を行います。
6. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、各参加者の情報と会議概要をHubSpotに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、会議概要を作成するためのプロンプトを任意の内容にカスタムできます。定型文の組み込みや、前段階のオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプト内に設定することも可能です。
• 繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」オペレーションでは、前段階で取得したZoomウェビナーの参加者一覧データをもとに、どのような条件で繰り返し処理を行うかを指定できます。
• HubSpotの「コンタクトの作成」オペレーションでは、前段階のオペレーションで取得した参加者情報やAIが生成した会議概要を変数として用い、HubSpotの任意のコンタクト項目に情報を設定できます。また、固定値を入力して登録することも可能です。

■注意事項

• Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらのページをご参照ください。