Googleフォームで受信した書類ファイルを、AIでコンプライアンスチェックを行いMicrosoft Teamsに通知する

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■概要

Googleフォームで受け取った契約書や申込書などの書類ファイル、そのコンプライアンスチェックや関連部署への通知に手間を感じていませんか。目視での確認作業は時間がかかり、人的ミスも起こりやすいため、重要な業務でありながら担当者の負担は大きいものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出を起点に、AIによるコンプライアンスチェック、そして結果のMicrosoft Teams通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームで書類を受付け、Microsoft Teamsで情報共有を行っている法務・総務部門の方
契約書や申込書などのコンプライアンスチェック業務をAIで効率化したいと考えている方
手作業による書類確認や情報伝達の遅延、抜け漏れを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの書類提出からAIによるチェック、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、従来の手作業による確認や連絡の時間を短縮することができます。
AIが設定された基準に基づいて書類内容をチェックするため、人の判断によるばらつきや見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された書類ファイルを取得します。
続いて、オペレーションでYoomのOCR機能を使い、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
次に、オペレーションでYoomのAI機能を活用し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで抽出したテキスト情報をもとに、AIがコンプライアンスチェックを行います。
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによるチェック結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、監視対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
OCR機能の設定では、書類ファイルの中からコンプライアンスチェックに必要なテキスト情報を抽出するため、読み取り対象とする項目を任意でカスタムできます。
AI機能の設定では、コンプライアンスチェックを行うためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムできます。定型的なチェック項目を設定したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知を送信するチャネルを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文も固定のテキストだけでなく、前段階のオペレーションで取得した情報やAIのチェック結果などを変数として埋め込むことができ、柔軟な通知内容の作成が可能です。

■注意事項

Googleフォーム、Microsoft TeamsとYoomをそれぞれ連携してください。
OCRするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプラン・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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