Googleフォームで受信した書類ファイルを、AIでコンプライアンスチェックを行いMicrosoft Teamsに通知する

No items found.

■概要

Googleフォームで受け取った契約書や申込書などの書類ファイル、そのコンプライアンスチェックや関連部署への通知に手間を感じていませんか。 目視での確認作業は時間がかかり、人的ミスも起こりやすいため、重要な業務でありながら担当者の負担は大きいものです。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出を起点に、AIによるコンプライアンスチェック、そして結果のMicrosoft Teams通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで書類を受付け、Microsoft Teamsで情報共有を行っている法務・総務部門の方
  • 契約書や申込書などのコンプライアンスチェック業務をAIで効率化したいと考えている方
  • 手作業による書類確認や情報伝達の遅延、抜け漏れを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleフォームへの書類提出からAIによるチェック、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、従来の手作業による確認や連絡の時間を短縮することができます。
  • AIが設定された基準に基づいて書類内容をチェックするため、人の判断によるばらつきや見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された書類ファイルを取得します。
  4. 続いて、オペレーションでYoomのOCR機能を使い、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
  5. 次に、オペレーションでYoomのAI機能を活用し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで抽出したテキスト情報をもとに、AIがコンプライアンスチェックを行います。
  6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによるチェック結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleフォームのトリガー設定では、監視対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
  • OCR機能の設定では、書類ファイルの中からコンプライアンスチェックに必要なテキスト情報を抽出するため、読み取り対象とする項目を任意でカスタムできます。
  • AI機能の設定では、コンプライアンスチェックを行うためのプロンプト(指示文)を任意でカスタムできます。定型的なチェック項目を設定したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
  • Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知を送信するチャネルを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文も固定のテキストだけでなく、前段階のオペレーションで取得した情報やAIのチェック結果などを変数として埋め込むことができ、柔軟な通知内容の作成が可能です。

■注意事項

  • Googleフォーム、Microsoft TeamsとYoomをそれぞれ連携してください。
  • OCRするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプラン・サクセスプラン・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてTeamsで通知を行うフローボットです。このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。‍
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが送信されたら、そのメッセージ内容をSlackに通知します。Microsoft Teamsにアクセスしなくても自動的に別のチャットへ情報を共有することができます。
Microsoft Teamsで特定のチャネルに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する
Microsoft Teamsで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加することができます。転記作業を自動化することでヒューマンエラーの防止をすることができ、業務の効率化を図ることができます。
Microsoft Teamsに投稿があったら、ChatGPTが返答する
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿があったら、その投稿にChatGPTが返答するフローです。新しいメッセージがMicrosoft Teamsのチャネルに投稿されると、ワークフローが起動してChatGPTが投稿の回答を自動生成しMicrosoft Teamsのチャンネルに返答します。最新情報を常に取得して重要なやりとりを効率的に進めることによって、チーム内のコミュニケーションを効果的に改善することができます。また、AIによる自動回答を活用することで、人力で行っていた社内質問などの対応も効率化することができます。‍
Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する
Microsoft Teamsのチャンネルに日付などのミーティング情報が投稿されたら、その情報からGoogleカレンダーを作成するフローです。Microsoft 365の一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)を持っていれば、GoogleカレンダーからTeamsの会議予定を作成することができます。Googleカレンダーの利用者がオンライン会議を行うときに、GoogleにはGoogle Meetがありますが、会社ごとのポリシーや相手方の都合などによってMicrosoft Teamsを使用するケースがあると思います。その際には、こちらのフローを使うとオンライン会議を開催するのに便利です。
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する
Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
Microsoft Teams
を使ったテンプレート
Googleフォーム
Googleフォーム
を使ったテンプレート
使用しているアプリについて
Microsoft Teams
YoomではMicrosoft TeamsのAPIをノーコードで活用することができます。TeamsとYoomを連携することで、Teamsへの通知を自動化したり、Teamsのカレンダーに自動的に予定を登録することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Googleフォーム
YoomではGoogleフォームのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Googleフォームで送信された情報をSlackやChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。
詳しくみる
テンプレート
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる