■概要

Notionで作成・更新されるページの品質管理や、関係者への情報共有は重要な業務ですが、手作業で行うと手間がかかり、更新の見落としや共有漏れが発生することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのページが更新された際に、AIが自動で内容の品質チェックを行い、その結果をGmailで指定した宛先に通知するため、これらの課題を解消し、業務の効率化と品質向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでドキュメント管理を行い、更新内容の品質チェックと通知作業を効率化したい方
• AIを活用したコンテンツの品質管理に興味があり、具体的な自動化の方法を探している方
• 手作業による情報共有の遅延やミスを防ぎ、チームの連携を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページ更新からAIによる品質チェック、Gmailでの通知までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• AIによる客観的な品質チェックとシステムによる自動通知を行うことで、確認漏れや誤った情報の共有といったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したページ内容を基に品質チェックを行います。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによる品質チェックの結果を指定した宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような観点で品質チェックを行うか、例えば誤字脱字のチェック、特定のキーワードの含有確認、文章のトーンチェックなど、具体的な指示をプロンプトで設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスやメーリングリストを自由に設定できる他、メールの件名や本文に固定のメッセージを入れたり、Notionから取得したページタイトルやURL、AIによる品質チェックの結果といった動的な情報を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。