■概要
経費申請の承認状況を都度確認し、関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にfreee会計を利用している場合、承認された情報を基にOutlookで通知メールを作成・送信する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、freee会計での経費申請承認をトリガーに、Outlookへの通知メール送信を自動化でき、これらの手間を解消し業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee会計で経費精算を行い、承認後の通知作業に手間を感じている経理担当者の方
- Outlookを利用し、経費承認に関する連絡を迅速かつ確実に行いたいと考えている方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- freee会計で経費申請が承認されると、自動でOutlookから通知メールが送信されるため、手作業での確認や連絡作業の時間を短縮できます。
- 手動での通知作業に伴う、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee会計およびOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が承認されたら」というアクションを設定します。これにより、freee会計上で経費申請が承認されたタイミングでフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、承認された経費申請の情報を基に、通知メールの宛先、件名、本文などを設定し、自動送信されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、メールの件名や本文を自由に設定できます。freee会計から取得した申請内容などの情報を変数として組み込み、パーソナライズされた通知を作成することが可能です。
- 通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）も任意で設定できるため、申請者本人だけでなく、上長や経理担当者など、関係者へ一斉に通知することも可能です。また、固定のテキストと変数を組み合わせることで、状況に応じた柔軟なメッセージ内容を作成できます。
■注意事項
- freee会計、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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