■概要
Google スプレッドシートに新しいレコードが登録されるたび、手作業でふりがなを確認・入力するのは手間がかかるのではないでしょうか。特にデータ量が多い場合や、迅速な情報共有が求められる際には、入力ミスや通知漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのレコード登録をトリガーに、AI機能が自動でふりがなを生成し、その内容をGoogle Chatへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで顧客リストや名簿などを管理し、ふりがな情報を手作業で付与している方
- Google Chatをチーム内の情報共有ツールとして活用しており、作業の終了を迅速に通知したいと考えている方
- データ入力後の確認や通知作業を自動化し、ヒューマンエラーを減らして業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへのレコード登録からふりがな生成、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるふりがなの入力ミスや、Google Chatへの通知漏れ、遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「データを操作・変換する」アクションを使用して、Google スプレッドシートから取得した氏名などのデータからふりがなを生成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成されたふりがなを含む情報を、指定したスペースやユーザーに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のスプレッドシート名およびシート名を指定してください。
- AI機能のオペレーション設定では、Google スプレッドシートから取得した情報を指定し、より適切なふりがなを生成するためのプロンプト（指示文）を任意の内容にカスタマイズしてください。
- Google Chatへのメッセージ送信オペレーションでは、通知を送信したいスペース名や個別のユーザーを任意で設定してください。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートの登録情報やAI機能で生成したふりがなといった動的な値を変数として埋め込み、自由に編集することが可能です。
■注意事項
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