Google スプレッドシートにレコードが登録されたら、ふりがなを自動生成しGoogle Chatに送信する

■概要

Google スプレッドシートに新しいレコードが登録されるたび、手作業でふりがなを確認・入力するのは手間がかかるのではないでしょうか。特にデータ量が多い場合や、迅速な情報共有が求められる際には、入力ミスや通知漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのレコード登録をトリガーに、AI機能が自動でふりがなを生成し、その内容をGoogle Chatへ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで顧客リストや名簿などを管理し、ふりがな情報を手作業で付与している方
• Google Chatをチーム内の情報共有ツールとして活用しており、作業の終了を迅速に通知したいと考えている方
• データ入力後の確認や通知作業を自動化し、ヒューマンエラーを減らして業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのレコード登録からふりがな生成、Google Chatへの通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるふりがなの入力ミスや、Google Chatへの通知漏れ、遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「データを操作・変換する」アクションを使用して、Google スプレッドシートから取得した氏名などのデータからふりがなを生成するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成されたふりがなを含む情報を、指定したスペースやユーザーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のスプレッドシート名およびシート名を指定してください。
• AI機能のオペレーション設定では、Google スプレッドシートから取得した情報を指定し、より適切なふりがなを生成するためのプロンプト（指示文）を任意の内容にカスタマイズしてください。
• Google Chatへのメッセージ送信オペレーションでは、通知を送信したいスペース名や個別のユーザーを任意で設定してください。また、メッセージ本文は固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートの登録情報やAI機能で生成したふりがなといった動的な値を変数として埋め込み、自由に編集することが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336