Google Chatで特定のメッセージが届いたら、Garoonで施設の空き予定を検索して自動返答する

■概要

Google Chatでの施設予約に関する問い合わせ対応や、Garoonでの空き状況確認と返信に手間を感じていませんか。特に、これらのSaaSを日常的に利用している中で、手作業による確認や返信が頻繁に発生すると、業務の負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが投稿された際に、Garoonの施設空き状況を自動で検索し、その結果をGoogle Chatへ返信できるため、手作業による確認や返信の手間を削減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとGaroonを利用し、施設予約の問い合わせ対応をされている方
• 手作業でのGaroonの施設空き状況確認と返信作業に非効率を感じている方
• 施設予約に関する定型的な問い合わせ対応を自動化し、業務効率を上げたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの問い合わせに対し、Garoonでの施設空き状況確認と返信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 定型的な返信作業を自動化することで、確認漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容に応じて、後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Google Chatのメッセージから施設名や日時といった情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】特定の施設の空き予定を検索」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基に施設の空き状況を検索します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Garoonで検索した施設の空き状況を自動で返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、メッセージを受信するスペースを任意で指定してください。
• 分岐機能では、Google Chatで受信したメッセージの内容や、AI機能で抽出した情報に基づいて、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定することが可能です。
• AI機能では、Google Chatのメッセージから抽出したいデータ項目（例：施設名、日時など）を任意で設定してください。
• Garoonで施設の空き予定を検索するアクションでは、AI機能で抽出した施設名や日時などの情報を、検索条件の各項目に変数として設定してください。
• Google Chatへの自動返信メッセージのアクションでは、通知先のスペースやユーザーを任意で設定でき、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、Garoonの検索結果などの前段階で取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Google Chat、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。