Microsoft Teamsで特定のメッセージが届いたら、freee会計で経費申請を検索して自動返答する

■概要

Microsoft Teamsでの問い合わせに対し、freee会計で都度経費情報を確認して返答する作業は、手間がかかり対応に時間がかかることはないでしょうか。また、手作業による確認では、情報の見落としや誤った返答をしてしまう可能性も考えられます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが届いた際に、freee会計から該当の経費情報を自動で検索し、その結果をMicrosoft Teamsへ自動返答する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsとfreee会計間で発生する経費確認と返答作業に手間を感じている経理担当者の方
• メンバーからの経費関連の問い合わせ対応を効率化し、他の業務時間を確保したいと考えている方
• 手作業による情報検索や返答のミスを減らし、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定メッセージを起点にfreee会計の情報を自動検索し返答するため、手作業での確認と返答にかかる時間を短縮できます。
• 定型的な問い合わせ対応を自動化することで、人的ミスを防ぎ、正確な情報を迅速に伝えることが可能になり、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teamsとfreee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容が経費関連の問い合わせであるかなど、任意の条件で処理を分岐させます。
4. 条件に合致した場合、次のオペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージから検索に必要なキーワード（例：申請番号、期間など）を抽出します。
5. 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「経費申請情報を検索」アクションを設定し、抽出したキーワードを基に該当する経費情報を検索します。
6. 検索結果が得られたら、次のオペレーションでAI機能を設定し、freee会計から取得した情報と、事前に設定した返答テンプレートを組み合わせて、Microsoft Teamsへの返答メッセージを生成します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された返答メッセージを対象のチャネルやスレッドに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsトリガーで監視するチャネルIDや、処理を分岐させる条件（例：メッセージに含まれる特定のキーワード）は、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。
• AI機能において、Microsoft Teamsのメッセージから情報を抽出するための指示（プロンプト）や、freee会計の検索結果を基に返答メッセージを生成する際の指示は、より適切な内容となるよう任意で調整してください。
• Microsoft Teamsへ自動返信する際のメッセージ本文、送信先のチャネルやスレッド、メンションするユーザーなども、実際の運用シーンに応じて任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。