フォームで履歴書が送信されたら、情報をAIで要約してOutlookで送信する

■概要

採用活動において、フォームから送られてくる多数の履歴書を確認し、その内容をまとめた上でOutlookを使い関係者へ共有する作業は、手間と時間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに履歴書が送信されたタイミングで、OCR機能が情報を自動で読み取り、AI機能が内容を要約し、Outlookで指定した宛先に自動でメール送信するため、これらの課題を解消し、採用業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った履歴書情報を手作業で確認し、Outlookへ転記している採用担当者の方
• 履歴書の確認、AIによる要約作成、メール送信といった一連の採用業務に多くの時間を割いている方
• 採用プロセスを自動化し、候補者情報の迅速な共有と業務効率の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの履歴書送信から、情報抽出、AIによる要約、Outlookでのメール送信までを自動化し、採用担当者の作業時間を削減します。
• 手作業による情報の転記ミスや、メール作成時の宛先・内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、応募者が履歴書を添付してフォームを送信した際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションによって、フォームから送信された履歴書ファイル内の文字情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「要約する」アクションによって、OCR機能で抽出したテキストデータを基に応募者の情報を要約します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AI機能で要約された情報を含んだメールを、あらかじめ指定したメールアドレスに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、履歴書から具体的にどの情報を抽出対象とするか（氏名、学歴、職務経歴など）を細かく設定できます。
• AI機能の「要約する」アクションでは、抽出した応募者の情報を基に、どのようなポイント（例：スキルセット、経験年数、志望動機など）に焦点を当てて要約するかを指示内容によって調整することが可能です。
• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスを任意に指定できるだけでなく、メールの件名や本文に固定の文言を入れたり、OCR機能やAI機能で取得・生成した応募者情報などの動的なデータを差し込んだりするカスタマイズが可能です。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。