■概要
毎週行うMicrosoft Excelのデータ確認、AIを使った不動産管理情報の生成、そしてGoogle スプレッドシートへの記録といった一連の作業に手間や時間を取られていませんか？手作業による繰り返しはミスを誘発しやすく、重要な業務にも関わらず担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelのレコード読み取りからAIによる不動産管理、Google スプレッドシートへの記録までの一連の流れを自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシート、AIを連携させた不動産管理業務を毎週行っている方
- 定型的なデータ処理と記録作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、不動産管理のデータ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelからのデータ取得、AI処理、Google スプレッドシートへの記録が自動で行われるため、毎週の繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記漏れやAIへの指示のばらつきを防ぎ、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、業務の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ管理画面でMicrosoft ExcelとGoogle スプレッドシートをそれぞれ連携させます。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションを設定します。これにより、毎週特定の曜日・時間にフローボットが自動で起動するようになります。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、不動産管理に必要な情報が記載されたファイルやシート、範囲を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得したデータを基に不動産管理に関する情報を生成するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した情報を指定のスプレッドシートに自動で記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Microsoft Excelから取得したどのデータを活用し、具体的にどのような不動産管理情報（例えば、物件概要の整理、リスク評価、推奨アクションなど）をAIに生成させたいか、プロンプトを通じて詳細に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIが生成した情報だけでなく、Microsoft Excelから取得した特定のデータ項目や、日付などの固定値を組み合わせて記録するようにカスタマイズできます。また、どの列にどの情報を記録するかは、ヘッダーと動的な値を結びつけることで柔軟に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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