■概要
日々の営業活動で受信する多くの問い合わせメール、その内容確認や分類、そして記録作業に手間を感じていませんか？手作業による対応では時間もかかり、重要な情報を見落としたり、入力ミスが発生したりする可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メールで受け取った問い合わせ内容をAIが自動で分析・分類し、Google スプレッドシートへ記録するため、こうした課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量の問い合わせメール対応に追われ、効率化を模索している営業担当者の方
- 問い合わせ内容の分類やデータ入力作業の自動化に関心があるチームリーダーの方
- AIを活用して、営業関連業務のDXを推進したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から問い合わせ内容の分類、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- AIが問い合わせ内容を分析するため、手作業による分類ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の条件（例：件名や送信元アドレスなど）に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、受信メール本文の内容をAIが分析し、問い合わせの種類などを分類します。
- 次に、オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、「コマンドオペレーション」でAIによる分類結果に応じて、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、メールの内容やAIによる分類結果を指定のスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、受信したメールの内容をどのように分析し、仕分けするかを任意のプロンプトで指示することが可能です。例えば、「製品Aに関する問い合わせ」「サポート依頼」「その他」といった具体的な分類ルールを設定できます。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、AIによる分析結果（例えば特定のキーワードが含まれているかなど）に応じて、Google スプレッドシートのどのシートに記録するか、あるいは特定担当者に通知を送るなど、後続のフローの進行先を柔軟に調整する設定が可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、記録する項目（列）に対して、メールの件名や本文、AIの分類結果といった動的なデータを紐づけるだけでなく、受付日や担当者名などの固定値を入力するカスタムも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
.png)
