■概要
毎月のシフト作成業務に多くの時間を費やしたり、複雑な条件を考慮する際にミスが発生したりしていませんか？
特にGoogle スプレッドシートで手作業管理している場合、AIを活用した効率化は一見難しく感じるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから必要なデータを自動で取得し、AIがシフト案を作成、その結果をシートに自動で追加するため、シフト管理業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いてシフト管理を行っており、手作業に限界を感じている方
- AIを活用して定型的なシフト作成業務を効率化し、その他の業務に時間を割きたい方
- 複雑な条件や多数のスタッフを抱え、シフト作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでシフト作成プロセスが自動実行されるため、他の業務へ注力する時間を増やすことができます。
- AIによるデータ処理とシフト案作成により、手作業による計算ミスや条件の見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガー機能を設定し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動する日時や繰り返し間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、従業員の希望シフトやスキルなどのデータを取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータと事前に定義したルールに基づいて、AIにシフト案を作成させます。
- さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、AIが生成したシフト案（テキスト形式）から、従業員名、日付、時間などの具体的な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したシフト情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、抽出対象となるテキストに対し、AIが生成した内容を変数として埋め込むことが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、前段のAI機能で抽出したシフト情報を変数として指定するなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
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