Googleフォームで書類を受信したら、OCRで読み取りAIで特許侵害を確認し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った書類の確認や、その後の特許関連のチェック、関係部署への通知作業は、手作業では多くの時間を要し、見落としなどのミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの書類提出をトリガーとして、添付された書類のOCRによる文字情報の読み取り、AIを活用した特許侵害の可能性の確認、そしてMicrosoft Teamsへの通知までの一連のプロセスを自動化し、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受信する書類の確認と、その後の通知作業に手間を感じている方
• OCRやAIの技術を活用して、特許侵害チェックの自動化に関心がある知財部門や法務部門の担当者の方
• Microsoft Teamsを利用した情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの書類提出からMicrosoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による書類内容の見落としや、特許侵害チェックの漏れ、関係者への通知遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームの回答情報（添付ファイル情報を含む）を取得します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に含まれる情報を元に、添付された書類ファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類ファイルから文字情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報を基に、特許侵害の可能性について分析・確認します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる確認結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、書類のどの部分から、どのような情報を抽出するかを詳細に設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、特許侵害の確認を行う際のプロンプト（AIへの指示）を、ユーザーの具体的な確認項目や目的に合わせて任意の内容で設定できます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信する先のチャネルを自由に選択できるほか、メッセージ内容に固定のテキスト情報を加えたり、前のステップで取得した書類名やAIの分析結果といった動的な値を組み込んで送信するなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。