Boxに注文データファイルが格納されたら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Microsoft Teamsに通知する

■概要

日々の業務で発生する注文データの処理は、ファイル確認、内容の読み取り、関連部署への情報共有など、多くの手作業を伴い手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による確認漏れや入力ミスは業務の遅延にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxに注文データファイルが格納されると、OCR機能で内容を自動で読み取り、AI機能が生産管理に必要な情報を生成し、その結果をMicrosoft Teamsへ通知するため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Teamsを利用し、注文データ処理の自動化を目指す方
• OCRやAIを活用して、生産管理業務の効率化や精度向上に関心のある方
• 手作業によるデータ処理の負担を減らし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、データ読取、AI処理、通知まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れを防ぎ、関係者への正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた注文データファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報に基づいて生産管理に関連するテキストを生成します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、注文データファイル内の読み取りたい項目（例えば、品番、数量、納期など）を任意でカスタム設定することが可能です。
• AI機能では、テキストを生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出した情報を変数として組み込むことで、より具体的な生産指示などを生成できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意で選択できるほか、メッセージ本文も固定のテキストに加え、前段階のオペレーション（OCRの結果やAIの生成テキストなど）で取得した値を変数として埋め込み、柔軟に作成できます。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。