Garoonで特定条件に合う予定が登録されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

Garoonに新しい予定が登録されるたび、関連情報を手動でOutlookメールに転記していませんか？ このような定型的な情報共有作業は、手間がかかる上に転記ミスや連絡漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Garoonで特定条件に合致する予定が登録された際に、Outlookで自動的にメールを送信し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GaroonとOutlookを併用し、予定情報を基にした連絡業務が多い方
• 手作業による情報伝達の遅延や、ヒューマンエラーを削減したい方
• 定型的なメール作成・送信業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Garoonへの予定登録をトリガーに、条件に合った情報のみをOutlookで自動送信するため、手作業による連絡の手間と時間を削減できます。
• 手動でのメール作成や宛先設定の際に起こりがちな、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGaroonを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能には、Garoonの予定に含まれる特定のキーワードや参加者、施設情報などを基に、メールを送信する条件を任意で設定してください。
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、メールの件名や本文にGaroonから取得した予定のタイトルや日時、内容といった情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。