■概要
設計図などのDWGファイルをメールで受け取るたび、手作業でPDFに変換していませんか？特に多くのファイルを扱う場合、この作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信するだけでDWGファイルをPDFに自動で変換し、Discordでの共有までを完結させるため、効率的なDWGファイルをPDFに変換する方法として、日々の定型業務を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DWGファイルをPDFに変換し、関係者へ共有する作業に手間を感じている方
- Outlookで受信したファイルの処理を自動化し、業務を効率化したい方
- より簡単なDWGファイルをPDFに変換する方法を探している設計・開発担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの受信を起点にファイル変換と共有が自動で実行されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインの変換ツールサイトでダウンロードしたDWGファイルをアップロードし、PDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を設定し、変換後のファイル名を任意のルールで変更します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、変換したPDFファイルを指定のチャンネルに共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象とするフォルダや、フローを起動させるメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- RPA機能では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
- データ変換機能では、正規表現などを用いて、共有するPDFのファイル名を日付や取引先名など、任意の形式に自動で変更することが可能です。
- Discordへの通知設定では、共有先のチャンネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文にファイル名や受信日時といった動的な情報を差し込めます。
■注意事項
- Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
