OutlookでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDiscordで共有する

OutlookでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDiscordで共有する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
Discord
を自動連携できます。
No items found.

■概要

設計図などのDWGファイルをメールで受け取るたび、手作業でPDFに変換していませんか?特に多くのファイルを扱う場合、この作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信するだけでDWGファイルをPDFに自動で変換し、Discordでの共有までを完結させるため、効率的なDWGファイルをPDFに変換する方法として、日々の定型業務を改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • DWGファイルをPDFに変換し、関係者へ共有する作業に手間を感じている方
  • Outlookで受信したファイルの処理を自動化し、業務を効率化したい方
  • より簡単なDWGファイルをPDFに変換する方法を探している設計・開発担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookでの受信を起点にファイル変換と共有が自動で実行されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
  • 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
  3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします。
  4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
  5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインの変換ツールサイトでダウンロードしたDWGファイルをアップロードし、PDFに変換するブラウザ操作を記録します。
  6. 次に、オペレーションでデータ変換機能を設定し、変換後のファイル名を任意のルールで変更します。
  7. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、変換したPDFファイルを指定のチャンネルに共有します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、対象とするフォルダや、フローを起動させるメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
  • RPA機能では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
  • データ変換機能では、正規表現などを用いて、共有するPDFのファイル名を日付や取引先名など、任意の形式に自動で変更することが可能です。
  • Discordへの通知設定では、共有先のチャンネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文にファイル名や受信日時といった動的な情報を差し込めます。

■注意事項

  • Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  • ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Outlookで受信したメールをChatworkに転送する
Outlookで受信したメールをChatworkに転送するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレス宛にOutlookからメールを転送することでChatworkにメールの内容を連携することが可能です。通知先のトークルームや通知内容を自由に変更してご利用ください。‍
YoomデータベースからOutlookでメールを送る
Yoomデータベースからデータベース内の情報を用いてOutlookでメールを自動送信します。送信先のアドレスや送信者名、本文や件名も自由にカスタマイズ可能です。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。Microsoft Excelの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。‍
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。‍
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
Outlookメールを受信したら、LINE WORKSに通知する
Outlookで新しいメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。重要なメールをAIが自動で要約し、LINE WORKSに通知することで、見逃しを防ぐことができます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Discord
Discord
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
Discord
DiscordのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Discord上の任意のテキストチャンネルへメッセージやファイルを自動的に送付を行います。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる