Garoonのカレンダーに予定が登録されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

Garoonのカレンダーに新しい予定が登録されるたび、関係者へOutlookで通知メールを手作業で作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による送信では通知漏れや遅延が発生し、重要な情報共有が滞ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Garoonへの予定登録をきっかけに、Outlookでのメール送信が自動化され、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GaroonとOutlookを利用し、予定共有の効率化を考えている方
• 手作業でのメール通知による連絡漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダー
• 日々の定型的な情報連携業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Garoonに予定が登録されると、Outlook経由で自動でメールが送信されるため、これまで手作業での通知作成・送信に費やしていた時間を短縮することができます。
• 自動処理により、メールの宛先間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGaroonを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。これにより、Garoonのカレンダーに新しい予定が追加されるとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、Garoonから取得した予定情報を元に、送信先のメールアドレスや件名、本文などを設定し、メールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。特定の担当者やメーリングリストなどを指定することが可能です。
• メールの本文や件名には、固定のテキストだけでなく、Garoonのトリガーで取得した予定の件名、日時、内容といった情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます。

■注意事項

• Garoon、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。