Google Chatで投稿されたメッセージ内容から、課題の詳細を要約しBacklogで課題を作成する

■概要

日々の業務連絡でGoogle Chatをご利用中の方で、チャット内の会話からBacklogへ課題を手動で登録する作業に手間を感じていませんか？
重要な情報が埋もれてしまったり、課題化を忘れてしまったりすることもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに投稿されたメッセージを基に、内容を自動で要約しBacklogに課題を作成できるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消し、業務の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Chatでの議論や依頼をBacklogの課題として手作業で登録している方
チャットの情報を基にしたBacklogへの課題起票の漏れや遅延を減らしたいチームリーダーの方
Google ChatとBacklog間の情報連携を自動化し、作業効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Google ChatのメッセージからBacklogへの課題作成が自動化されるため、これまで手作業での転記や内容把握に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による情報の見落としや、課題作成時の記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、タスク管理の精度を高めることに貢献します。

■フローボットの流れ

はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
次に、トリガーとしてGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のスペースへの投稿を検知できるようにします。
続いて、オペレーションでYoomの「データ抽出機能」を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Google Chatのメッセージ本文から課題作成に必要な情報を抽出します。
次に、オペレーションでYoomの「要約機能」を選択し、「要約する」アクションを設定し、抽出した情報やメッセージ全体をBacklogの課題詳細に適した形に要約します。
最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定し、抽出・要約された情報を基に新しい課題を自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google Chatのトリガー設定では、「スペースにメッセージが送信されたら」アクションで、監視対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください。
データ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メッセージの文字数に応じた変換タイプの選択や、抽出対象のテキスト、具体的にどの項目を抽出するかを任意で設定してください。
要約機能の「要約する」アクションでは、メッセージや抽出データの文字数に応じた適切なアクションの選択、要約対象となるテキスト、目標とする文字数、要約の際の指示や条件、そして出力したい言語を任意で設定してください。
Backlogの「課題の追加」アクションでは、Yoomと連携しているBacklogのドメインを指定し、課題を登録するプロジェクトID、課題の件名、期限、担当者などを任意で設定してください。

■注意事項