■概要
フォームからの日程調整依頼を受け、Googleカレンダーで参加者の空き時間を確認し、最適なスケジュールを組んで関係者に連絡する、といった一連の作業は手間がかかりませんか。手作業では時間もかかり、調整ミスや連絡漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにGoogleカレンダーから予定情報を取得し、AIが最適なスケジュールを提案、その結果をSlackへ自動で通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由の問い合わせや予約が多く、日程調整に多くの時間を費やしている担当者の方
- GoogleカレンダーとSlackを利用し、複数メンバーのスケジュール調整を効率化したい方
- AIを活用して、複雑な条件を考慮した上でスケジュールを最適化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受付から予定確認、AIによる最適化、Slack通知までの一連の流れを自動化し、スケジュール調整にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による予定の転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Yoomの「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、スケジュール調整に必要な情報（例：希望日時、参加者、会議の目的など）を収集するためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで、Googleカレンダーの「予定の一覧を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に、関連するカレンダーから参加者の空き時間情報を取得します。
- 次に、オペレーションで、Yoomの「AI機能」の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、取得したカレンダー情報とフォームの内容をインプット情報とし、最適なスケジュール案をAIに生成させます。
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したスケジュール案を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomのAI機能「テキストを生成する」アクションでは、AIへの指示内容（プロンプト）を任意で設定可能です。例えば、「参加者の役職を考慮して優先順位をつける」「移動時間を考慮する」といった具体的な条件を盛り込むことで、より実態に即したスケジュール調整を実現できます。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知するチャンネルはもちろん、メッセージの文面やメンションするユーザーを自由にカスタマイズできます。これにより、関係者へより迅速かつ的確に情報を共有することが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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