■概要
日々の経費申請業務において、Google スプレッドシートへの入力内容は多岐にわたり、その不備確認や修正作業に多くの時間を費やしているのではないでしょうか。目視でのチェックはヒューマンエラーも発生しやすく、差し戻しなどの手間も負担となります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに経費申請が追加されるとAIが自動で不備を確認し、データを更新するため、こうした課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで経費申請を管理し、確認作業の効率化を図りたい経理担当者
- 申請内容の不備による手戻りを減らし、経費処理の迅速化を目指すバックオフィス部門の方
- AIを活用して定型的なチェック業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの申請追加をトリガーに、AIによる不備確認とデータ更新が自動で行われるため、手作業による確認時間を短縮できます。
- AIが定義されたルールに基づき機械的にチェックするため、確認漏れや判断のばらつきといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、経費申請が記載されたシートを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の申請内容について不備がないかを確認するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AIによる確認結果（不備の有無や修正箇所など）を該当の行に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、経費申請が追加される対象のシートや監視する列を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、経費申請の項目（日付、金額、費目、添付ファイルなど）に応じた不備確認の具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。また、Google スプレッドシートから取得した申請内容を変数としてプロンプトに組み込むことも可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、AIの確認結果をどの列にどのように反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
