フォームで請求書が送信されたら、OCRで読み取ってGoogle Chatに自動通知する

■概要

フォーム経由で送られてくる請求書の処理、手作業での内容確認や関係者への通知に手間を感じていませんか？ また、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも気になるところです。 このワークフローを活用すれば、フォームで請求書が送信されると同時にOCR機能で内容を読み取りGoogle Chatへ自動通知されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の迅速性と正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた請求書の内容確認や通知作業に多くの時間を費やしている経理担当者の方
• OCR技術を利用して、画像やPDF形式の請求書からのデータ抽出を自動化したいと考えている業務改善担当の方
• Google Chatを情報共有のハブとして活用しており、請求書関連の通知を迅速に受け取りたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの請求書送信後、OCRによる自動読み取りとGoogle Chatへの即時通知が実現するため、手作業での確認や情報共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記や通知作業が不要になることで、入力ミスや伝達漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを抑え、業務の信頼性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、請求書ファイルがアップロードされるようにフォームを設計します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された請求書ファイルを選択して文字情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出した請求書情報を指定した宛先やスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、フォームから送信された請求書の画像データやPDFファイルから、どの項目（例：請求金額、支払期日、取引先名など）の情報を抽出するかを任意で指定することが可能です。
• Google Chatの「メッセージを送信」アクションでは、通知するメッセージ内容に固定のテキストを設定するだけでなく、前段のOCR機能で取得した請求金額や取引先名といったデータを動的な値として埋め込むことで、状況に応じた通知内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google ChatとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。