■概要
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、freee会計へ手作業で取引先情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に、多くの顧客情報を扱う中で、これらの情報を正確かつ迅速に会計システムへ反映させることは重要ですが、日々の業務に追われる中で大きな負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに特定条件で新しい会社が作成された際に、freee会計へ自動で取引先情報を作成でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee会計間で取引先情報を手作業で転記している営業担当者の方
- 顧客管理と会計処理の連携を効率化し、入力ミスを減らしたいと考えている経理担当の方
- SaaS間のデータ連携による業務自動化に関心のあるDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに新しい会社情報が登録されると、自動でfreee会計に取引先が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記に伴う、会社名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しい会社情報が登録されるとフローボットが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。ここで、HubSpotから取得した会社情報に基づき、特定の条件（例えば、特定の業種に合致する場合）のみ後続のfreee会計への処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の作成」アクションを設定します。HubSpotから取得した会社名や連絡先などの情報を利用し、freee会計に新しい取引先を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、HubSpotから取得できる会社情報（例：業種など）を基に、freee会計に取引先を作成する条件を任意で設定してください。
- freee会計で取引先を作成するアクションでは、まず対象となる事業所IDを候補から選択してください。次に、取引先名、電話番号、代表者名など、HubSpotから取得した情報をfreee会計のどの項目にマッピングするかを任意で設定します。
■注意事項
- HubSpot、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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