Zoomで特定条件に合うミーティングが作成されたら、Garoonに予定を登録する

■概要

Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、Garoonへ手動で予定を登録する作業は、時間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特にミーティングの頻度が高い場合、この繰り返し作業は業務効率を低下させる一因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定条件に合うミーティングが作成された際に、Garoonへの予定登録を自動化でき、これらの課題を解消し、より重要な業務に集中する時間を確保できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティング作成後、Garoonへの予定登録を手作業で行っている方
• ミーティング情報の転記ミスや登録漏れを防ぎたいと考えているチームや担当者の方
• 日々の定型業務を自動化し、業務全体の効率化を目指している情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングが作成されると、条件に応じてGaroonへ自動で予定が登録されるため、手作業による登録時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定し、特定の条件（例：ミーティングのホスト、トピックなど）を設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、Zoomミーティングの情報が特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGaroonの「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、Zoomミーティングの情報（日時、タイトル、参加者など）をGaroonの予定に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、Webhookで受け取るミーティング情報の中から、どの情報を条件として自動化を開始するかを任意で設定してください。例えば、特定のユーザーがホストするミーティングのみを対象とするなどが可能です。
• 分岐機能では、Zoomミーティングの情報に基づいて、どのような条件でGaroonへの予定登録処理を実行するか、または実行しないかを詳細に設定できます。
• Garoonに予定を登録するアクションでは、予定のタイトル、開始日時、終了日時、参加者、施設などの各項目に、Zoomから取得した情報を変数として埋め込んだり、固定値を設定したり、Yoomの選択肢から選択するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。