■概要
BASEで新しい注文が入るたびに、freee会計に取引先情報を手動で登録・確認する作業は、時間もかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に注文数が増加すると、その負担は看過できません。このワークフローを活用すれば、BASEでの注文発生をトリガーに、freee会計への取引先の自動登録・確認が可能になり、手作業による手間やヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEとfreee会計を利用し、注文処理と会計処理を手作業で行っている方
- 顧客情報の登録・確認作業に時間を取られ、他の業務に支障が出ている方
- EC運営におけるバックオフィス業務の自動化や効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- BASEでの注文情報をfreee会計へ自動で連携するため、これまで手作業で行っていたデータ入力や確認作業の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力に伴う登録ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止し、会計処理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBASEの「注文情報を取得する」アクションを設定し、発生した注文の詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでfreee会計の「取引先の検索」アクションを設定し、取得した注文情報をもとに取引先が既に登録されているか確認します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、freee会計での取引先検索結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の作成」アクションを設定し、検索結果で取引先が見つからなかった場合に新しい取引先を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計で取引先を検索した後に行う分岐処理では、どのような条件で取引先を新規作成するか、あるいは既存の取引先情報を使用するかといった分岐条件を任意で設定できます。例えば、取引先が見つからなかった場合にのみ新規作成するといった基本的な設定のほか、特定の条件を満たす場合にのみ処理を進めるような設定も可能です。
■注意事項
- BASE、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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