Dropboxに社員情報がアップロードされたら、OCRしAIでタレントマネジメント向けスキルギャップを特定してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

社員情報の管理において、Dropboxへファイルがアップロードされるたびに手作業で内容を確認し、OCR処理、さらにAIを用いてスキルギャップを分析しGoogle スプレッドシートへ転記するのは、多くの手間と時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーとして、その後のOCR処理、AIによるスキルギャップの特定、そしてGoogle スプレッドシートへの情報追加までの一連のプロセスを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle スプレッドシートで社員情報を管理し、手作業での連携に課題を感じる人事担当者の方
• 社員のスキルギャップを効率的に把握し、タレントマネジメントに活かしたいと考えているマネージャーの方
• OCRやAIを活用したデータ入力の自動化で、業務の精度と速度の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの情報追加までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による文字の読み取りミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた社員情報ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出された文字情報をもとにタレントマネジメント向けのスキルギャップを特定させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、特定されたスキルギャップ情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルは、ユーザーの要件に合わせて任意で設定変更が可能です。
• AI機能でスキルギャップを特定させる際の指示内容（プロンプト）は、分析したい観点や求める出力形式に合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。