■概要
従業員の入社や異動に伴い、SmartHRへの情報登録は必須業務ですが、その後ジョブカン経費精算・ワークフローへも同様の情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。特に複数システムを利用している場合、二重入力はミスを誘発しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRで特定の条件に合致する従業員が登録された際に、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー追加が自動化され、これらの課題を効率的に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとジョブカン経費精算・ワークフロー間でユーザー情報を手作業で登録している方
- 従業員情報の二重入力によるミスや作業負荷の軽減を目指す人事労務担当者
- SaaS間のアカウント連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー追加が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力時の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これによりSmartHRに従業員情報が登録されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、SmartHRから受け取った情報に基づいて、特定の条件に合致する場合のみ後続処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「ユーザの新規登録」アクションを設定します。SmartHRから取得した従業員情報をマッピングし、ユーザーを自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、SmartHRから連携された従業員情報（例：部署、役職、雇用形態など）を基に、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録を行う条件を任意で設定できます。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションでは、SmartHRから取得した従業員の氏名やメールアドレスといった情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローのどの項目に対応付けるか自由にマッピングできます。また、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
- SmartHR、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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