Google スプレッドシートからSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する

■概要

SmartHRの従業員情報は定期的な更新が必要ですが、特にカスタム項目を一つひとつ手作業で更新する作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとに、指定したスケジュールでSmartHRの従業員カスタム項目を一括更新する処理が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRのカスタム項目を手作業で更新しており、効率化を考えている人事労務担当者の方
• Google スプレッドシートで従業員情報を管理し、SmartHRへの反映に手間を感じている方
• 従業員情報の更新作業における入力ミスをなくし、データ精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的にSmartHRのカスタム項目が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• Google スプレッドシートのデータを直接参照して処理を行うので、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSmartHRをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで定期実行のタイミングを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象の従業員リストを取得します
4. 取得した従業員データ1件ごとに対して処理を行うため、オペレーションで「処理繰り返し」を設定します
5. 最後に、繰り返し処理の中でSmartHRの「従業員のカスタム項目情報を更新」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい任意の実行スケジュール（毎日、毎週など）を設定してください
• Google スプレッドシートからレコードを取得するアクションでは、対象のスプレッドシートやシート、取得するデータ範囲を任意で指定してください
• SmartHRのカスタム項目を更新するアクションでは、どの従業員のどの項目を、スプレッドシートから取得したどの情報で更新するかを設定してください

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。