Google スプレッドシートにセミナー申込内容が追加されたら、AIで職種と関心を判別しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

セミナー開催後の申込者情報は迅速に共有し、内容を把握したいものの、手作業での転記や通知には手間がかかり、対応の遅れや情報の見落としが発生することはありませんか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しいセミナー申込情報が追加されると、AIが自動で申込内容から職種や関心を判別し、Microsoft Teamsへ通知するため、これらの課題を解決し、スムーズな情報共有と対応準備を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでセミナー申込情報を管理し、チームへの共有を効率化したい担当者
• AIを活用して申込者の属性や興味関心を把握し、その後のフォローアップに活かしたいマーケティング担当の方
• Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして利用し、迅速に情報を共有できる体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの申込情報追加からAIによる分析、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報整理や連絡業務の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや通知漏れ、情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、セミナー申込に関する重要な情報を正確かつ迅速に関係者へ共有できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得したセミナー申込内容を基に、職種や関心を判別するためのプロンプトを記述します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成された職種や関心を含む情報を、指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知の起点としたい任意のスプレッドシートおよびシートを指定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、申込内容のどの項目（例：会社名、部署名、自由記述欄など）をAIに分析させるか、そしてどのような情報を抽出・要約させたいか（例：職種、関心のあるテーマなど）を指示するプロンプトを任意で設定できます。前段階で取得した情報を変数としてプロンプトに含めることも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定できます。また、通知するメッセージ本文も固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートの申込情報やAIによる分析結果を変数として組み込み、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。