Google スプレッドシートにトークスクリプトの作成依頼内容が追加されたら、AIで自動生成しMicrosoft Teamsに送信する

■概要

トークスクリプトの作成依頼がGoogle スプレッドシートに追加されるたび、内容をコピーしてAIに入力し、生成されたスクリプトをMicrosoft Teamsへ手作業で送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを利用すれば、Google スプレッドシートへの依頼内容の追加をトリガーに、AIがトークスクリプトを自動生成し、Microsoft Teamsへ自動で送信するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでトークスクリプトの作成依頼を管理している営業企画担当者
• AIを活用してトークスクリプト作成の効率化と品質向上を目指しているチームリーダー
• Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化し、コミュニケーションを円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの依頼内容の追加からAIによるスクリプト生成、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのコピー＆ペーストや送信作業がなくなることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視するシートを指定します。
3. 続いて、オペレーションとしてAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した依頼内容を元にトークスクリプトを生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成されたトークスクリプトを指定したチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能における「テキストを生成する」アクションでは、トークスクリプトを生成するための指示（プロンプト）を任意にカスタマイズできます。定型的な指示文や、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、AIが生成したトークスクリプトやGoogle スプレッドシートの情報を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。