Googleフォームで年末調整書類がアップロードされたら、OCRとAIの自動チェックを行いNotionに追加する

■概要

年末調整の時期、大量の書類対応に追われ、確認やデータ入力作業に多くの時間を費やしていませんか。
Googleフォームで収集した年末調整書類の内容を一つひとつ確認し、手作業でNotionへ転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務です。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの書類アップロードをトリガーに、OCR機能が書類内容を読み取り、AIが自動でチェック、その結果をNotionへスムーズに登録できるため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで年末調整書類を収集し、手作業での確認や転記に課題を感じている方
• OCRやAIを活用し、書類チェック業務の自動化や効率化を推進したいと考えている方
• Notionを利用した情報管理を、より効率的かつ正確に行いたいバックオフィス担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの書類アップロードからNotionへの情報登録までを自動化し、年末調整業務における作業時間を削減します。
• 手作業による書類の見落としや確認ミス、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーの発生を抑え、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
   これにより、年末調整関連の書類がフォームに送信されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付された年末調整書類のファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類ファイルから必要なテキスト情報を読み取ります。
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。
   ここで、OCRで抽出した情報に基づいて書類内容のチェックを行ったり、Notionへ登録するための要約を作成したりします。
6. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やAIによるチェック結果などを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、年末調整書類の種類（例：扶養控除申告書、保険料控除申告書など）やレイアウトに応じて、抽出したい項目（氏名、住所、控除額など）を任意で指定したり、読み取り範囲を細かく調整したりすることが可能です。
• AI機能におけるプロンプトの設定では、固定の指示文に加えて、OCR機能で取得した氏名や申告内容といった情報を変数として組み込むことで、より具体的なチェック指示や、状況に応じたNotionへの登録コメントの生成ができます。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、情報を登録するデータベースや各プロパティ（項目）をユーザーのNotion環境に合わせて任意で設定できます。
  また、登録する値として、前段のOCRやAI機能で取得・生成した情報を動的に割り当てたり、固定値を設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133