Dropboxに年末調整書類がアップロードされたら、OCRとAIの自動チェックを行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

年末調整の時期、Dropboxに次々とアップロードされる書類の確認やデータ入力作業に追われていませんか。 手作業でのチェックは時間がかかり、入力ミスも発生しやすいため、担当者の負担は少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Dropboxへの書類アップロードをトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容チェック、そしてGoogle スプレッドシートへの自動追加までを一気通貫で行い、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle スプレッドシートを利用し、年末調整業務の効率化を目指す人事労務担当者の方
• 手作業による書類チェックやデータ入力の時間を削減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
• OCRやAIを活用した業務自動化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートへの記録までの工程が自動化されるため、手作業によるデータ入力や転記の時間を削減できます。
• OCRとAIによる自動チェックが入ることで、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに年末調整書類がアップロードされるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた書類を取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 続くオペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに内容のチェックや要約を行います。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報やAIによるチェック結果を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、年末調整書類の種類やレイアウトに合わせて、読み取る対象ファイルの抽出項目を任意で細かくカスタムすることが可能です。
• AI機能の設定では、OCR機能で取得した情報や、あらかじめ設定した定型文（プロンプト）を組み合わせて、より精度の高いチェックや通知文面などを生成するようにカスタムできます。
• Google スプレッドシートの設定では、結果を書き込む先のシートや列を任意で指定でき、OCRやAI機能で取得した各情報を、対応するセルに変数として反映させることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。