■概要
セミナーや研修後のアンケート、Googleフォームで集めたは良いものの、その後のデータ処理に手間を感じていませんか？
手書きの回答をOCRで読み取り、内容をAIで分析し、改善点を洗い出してNotionにまとめる、といった一連の作業は、時間もかかりヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付ファイルのOCR処理、AIによる分析、そしてNotionへの改善案の自動追加までを一気通貫で行い、これらの課題を解消し業務効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したアンケートや受講データを手作業で処理・分析している研修担当者の方
- OCR処理やAI分析の結果を手動でNotionなどのナレッジベースに転記している業務担当者の方
- 受講者フィードバックの収集から改善活動までのプロセスを効率化したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答からNotionへの改善案登録までを自動化し、手作業によるデータ処理や転記にかかっていた時間を削減します。
- ファイルからの文字抽出やAIによる分析、データベースへの登録といった各工程でのヒューマンエラーを減らし、データの正確性と分析の質を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これは、例えば受講アンケートにファイルが添付されて送信された場合などを想定しています。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に添付されたファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を使い、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- さらに、オペレーションでテキスト生成機能を活用し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキストデータ（受講データ）をAIが分析し、改善案を生成します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成された改善案を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、文字数に応じたアクション、抽出したい項目、使用するAIモデル、そして読み取るファイルの言語を、ユーザーのニーズに合わせて任意で設定してください。
- テキスト生成機能の設定では、文字数に応じたアクション、受講データの分析と改善案生成に関する具体的なプロンプト（指示文）、そして出力させたいテキストの言語を任意で設定してください。
- Notionのレコード追加オペレーションでは、AIによって生成された改善案をどのデータベースに追加するかを、ユーザーのNotion環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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