■概要
年末調整の時期など、生命保険料控除書類の収集とデータ入力は手間がかかる業務ではないでしょうか？
特に紙やPDFで受け取った書類の内容を一つ一つ確認し、転記する作業は時間もかかり、入力ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに生命保険料控除書類がアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに整理して追加するため、これらの課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 生命保険料控除書類のデータ化と転記作業に時間を要している経理・人事担当者の方
- DropboxとGoogle スプレッドシートを活用して、控除書類の管理を効率化したい方
- 手作業による書類のデータ入力ミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの書類アップロードからGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、手作業によるデータ入力時間を短縮できます。
- OCR機能による自動読み取りと転記により、手作業で発生しがちな入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で生命保険料控除書類から文字情報を読み取る際に、抽出したい項目（保険会社名、契約者名、保険料額など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどの情報を追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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