Dropboxに経費精算申請がアップロードされたら、OCR後にAIで内容を自動チェックしGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

経費精算申請がDropboxにアップロードされるたびに、内容を確認し、手作業で転記する業務は時間がかかり、ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に月末月初の繁忙期には、これらの作業が大きな負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる内容チェック、そしてGoogle スプレッドシートへの自動記録までを一気通貫で行い、経費精算業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGoogle スプレッドシートを利用し経費精算処理を行っている経理担当者の方
• 紙やPDFの経費申請書類の確認とシステム入力に多くの時間を費やしている方
• 経費精算プロセスの自動化で、入力ミス削減と業務効率向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへの申請書アップロードからGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業にかかる時間を削減します。
• OCRとAIによる自動チェック、データ転記により、金額の誤入力や確認漏れといったヒューマンエラーを防止し、正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに経費精算申請ファイルがアップロードされるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた申請書ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから申請内容をテキストデータとして抽出します。
5. さらに、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを元にAIが内容の妥当性などをチェックします。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータとAIによるチェック結果を指定のシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、経費精算申請書類から抽出したい項目（申請日、支払先、金額、内容など）を任意で設定できます。
• テキスト生成機能（AIによる内容チェック）では、チェック基準となるプロンプトを任意の内容に設定し、例えば「領収書の金額と申請金額が一致しているか」「不自然な経費項目はないか」といった独自のチェックロジックを組み込めます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、記録先のシートや列を任意で指定でき、どの情報をどのセルに追加するかを自由にマッピングすることが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。