■概要
経費精算申請のメールがGmailに届くたび、添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業でAirtableへ転記する業務に追われていませんか。
このワークフローを利用すれば、Gmailで特定の経費精算メールを受信すると、添付された領収書などをOCRで読み取ります。
その後、AIが内容をチェック、その結果をAirtableへ自動で登録するため、経理業務の負担を軽減し、よりコア業務に集中できる環境作りを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する経費精算申請の処理に多くの時間を費やしている経理担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスや確認漏れを防ぎたいと考えているバックオフィス部門の方
- Airtableを活用して経費データを管理しており、入力作業の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からAirtableへの登録までを自動化し、経費精算処理にかかる作業時間の短縮が期待できます。
- 人の手による確認や転記作業を減らすことで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を抑止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGmailアカウントとAirtableアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションで、経費精算申請メールを識別するためのラベルを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付された領収書などのファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能（テキスト生成）を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出した情報をもとに、申請内容の妥当性などをチェックするよう指示します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、抽出・チェックされた経費情報を指定のテーブルに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のオペレーションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能（テキスト生成）のオペレーションでは、プロンプト（指示文）を調整し、前段のOCRで取得した情報などを変数として埋め込むことで、より詳細な内容チェックを行うようカスタムが可能です。
- Airtableでレコードを作成するオペレーションでは、「フィールド情報を追加」することで、登録するフィールド情報を複数設定でき、前段のOCRやAI機能で取得した値を活用して、柔軟に登録内容をカスタムできます。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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